Inviare le fatture via email
Gestire le fatture
L'invio via email è un'alternativa moderna alla stampa. Plugin.ch automatizza completamente questo processo con modelli professionali. Questo tutorial La guida attraverso la configurazione e l'invio di fatture via email.
Inviare le fatture non ancora inviate
Ha creato delle fatture in formato email e desidera inviarle ai Suoi membri. Ecco come procedere:
Accedere alla gestione delle fatture
Vada in FATTURA / GESTISCI LE FATTURE.
Verificare le impostazioni del modello email
Prima di inviare, si assicuri che l'oggetto dell'email sia configurato in PARAMETRO / GESTISCI LA FATTURAZIONE. Questo oggetto apparirà nelle caselle di posta dei Suoi membri.
Identificare le fatture email
Le fatture in formato email sono identificate da un'icona a forma di busta nella colonna dello stato.
Selezionare il gruppo contenente le fatture email
Apra il gruppo che contiene le fatture da inviare.
Cliccare su "Invia le fatture per Email non inviate"
Questa azione avvia l'invio di tutte le fatture email non ancora spedite. Il sistema mostrerà un messaggio di conferma o di errore a seconda dello stato della connessione SMTP.
Risolvere i problemi di connessione SMTP
Se l'invio fallisce con un errore SMTP, ecco come diagnosticare e correggere il problema:
Accedere alla configurazione email
Vada in PARAMETRO / GESTIRE L'INVIO DI EMAIL.
Testare con il server SMTP consigliato
Se è abbonato Bluewin, provi smtpauth.bluewin.ch. Verifichi che il Suo nome utente e la password SMTP siano corretti. Se l'errore persiste, contatti il Suo fornitore di email o l'assistenza Plugin.ch.
Se un membro non ha ricevuto la fattura
Diverse ragioni possono spiegare la mancata ricezione di un'email. Ecco come indagare e correggere:
Verificare l'indirizzo email
Vada nella scheda del membro e verifichi che l'indirizzo email sia corretto. I refusi sono la causa principale delle email non ricevute.
Correggere tramite "Modifica la fattura"
Apra la fattura in modifica, corregga l'indirizzo email se necessario.
Reinviare la fattura
Una volta corretto l'indirizzo, può rilanciare l'invio della fattura. Torni all'elenco delle fatture e utilizzi "Invia le fatture per Email non inviate" oppure modifichi lo stato della fattura per contrassegnare il nuovo invio.
- Testi l'invio di un'email di prova prima di lanciare un invio massivo
- Verifichi che l'oggetto del modello email sia professionale e chiaro
- Tenga traccia di chi ha ricevuto la fattura tramite lo stato "email inviata"
- I solleciti via email funzionano secondo gli stessi principi
Tutorial Plugin.ch — Gestire le fatture